Hyvä isännöinti näkyy taloyhtiössä ennen kaikkea siinä, että asiat etenevät. Hallituksen ei pitäisi joutua jatkuvasti selvittämään, mitä seuraavaksi pitäisi tehdä, kuka asian hoitaa tai onko edellisessä kokouksessa sovittu asia toteutunut.
Isännöitsijän tehtävä ei ole tehdä päätöksiä hallituksen puolesta, mutta hänen tehtävänsä on huolehtia siitä, että hallituksella on päätöksenteon pohjaksi tarvittavat tiedot ja että tehdyt päätökset viedään käytäntöön.
Isännöinti on muutakin kuin hallinnon rutiinien hoitamista
Taloyhtiön hallintoon kuuluu paljon toistuvia tehtäviä: vastikelaskutusta, laskujen käsittelyä, kirjanpitoa, kokouksia, sopimuksia, viranomaisasioita ja yhteydenpitoa osakkaisiin ja asukkaisiin.
Näiden hoitaminen kuuluu isännöinnin perustasoon. Hyvän isännöinnin varsinainen arvo näkyy kuitenkin usein silloin, kun taloyhtiössä pitää ratkaista jotain tavallisesta poikkeavaa.
Vesivahinko pitäisi selvittää. Korjaushanke pitäisi käynnistää. Sopimus pitäisi kilpailuttaa. Yhtiön talous näyttää heikkenevän. Osakas on tehnyt muutostyöilmoituksen, jonka vaikutuksia pitäisi arvioida.
Hallituksen ei tarvitse osata valmiiksi ratkaista näitä tilanteita. Ammattimaisen isännöinnin tehtävänä on auttaa selvittämään, mitä pitää tehdä ja missä järjestyksessä.
Hallituksen pitää saada päätöksiä varten olennaiset tiedot
Hallituksen tehtävänä on tehdä taloyhtiötä koskevia päätöksiä toimivaltansa rajoissa. Isännöitsijän tehtävänä on puolestaan valmistella asioita niin, että päätöksiä voidaan tehdä.
Pelkkä ongelman tuominen hallituksen pöydälle ei yleensä riitä.
Hyvin valmistellussa asiassa hallitus tietää esimerkiksi:
- mitä on tapahtunut tai mitä pitäisi ratkaista
- mitä vaihtoehtoja yhtiöllä on
- mitä vaihtoehdot suunnilleen maksavat
- mitä asiantuntijoita tai lisäselvityksiä tarvitaan
- kuuluuko päätös hallitukselle vai yhtiökokoukselle
- mitä seuraavaksi tapahtuu päätöksen tekemisen jälkeen.
Kaikkea ei tietenkään voida tietää etukäteen. Joskus oikea päätös on nimenomaan lisäselvityksen tilaaminen. Olennaista on, ettei asia jää epämääräisesti odottamaan.
Hyvä isännöinti on myös ennakointia
Taloyhtiön hallinto muuttuu helposti reaktiiviseksi, jos asioihin puututaan vasta ongelman jo synnyttyä.
Hyvä isännöinti pyrkii tunnistamaan tulevia tarpeita etukäteen. Talouden kehitystä seurataan ennen kuin rahat loppuvat. Sopimuksia tarkastellaan ennen kuin niiden ehdot muodostuvat ongelmaksi. Korjaustarpeisiin varaudutaan ennen kuin korjaus muuttuu kiireelliseksi vahingonkorjaukseksi.
Kaikkia yllätyksiä ei voida estää. Ennakoiva toimintatapa antaa kuitenkin hallitukselle enemmän vaihtoehtoja ja yleensä myös enemmän aikaa tehdä taloudellisesti järkeviä ratkaisuja.
Hallituksen ja isännöitsijän työnjaon pitää olla selkeä
Isännöitsijä ei korvaa hallitusta eikä hallitus isännöitsijää.
Hallitus vastaa yhtiön hallinnon ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä ja tekee sille kuuluvat päätökset. Isännöitsijä hoitaa yhtiön päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti sekä huolehtii siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.
Käytännössä toimiva yhteistyö edellyttää, että molemmat tietävät oman roolinsa.
Hallituksen ei pitäisi joutua toimimaan taloyhtiön operatiivisena projektipäällikkönä vain siksi, etteivät asiat muuten etene. Vastaavasti isännöitsijän ei kuulu tehdä hallituksen toimivaltaan kuuluvia ratkaisuja omin päin.
Tehokas hallinto ei tarkoita hätäisiä päätöksiä
Taloyhtiön päätöksenteon ei tarvitse olla hidasta ollakseen huolellista.
Monet asiat voidaan valmistella sähköisesti, aineistot voidaan toimittaa hallitukselle etukäteen ja kokoukset voidaan tarvittaessa järjestää etänä. Kaikki asiat eivät myöskään edellytä pitkää kokousta.
Tehokkuus tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että oikea tieto on oikeiden ihmisten käytettävissä oikeaan aikaan.
Kun asia on valmisteltu kunnolla, hallituksen aikaa voidaan käyttää itse päätöksentekoon sen sijaan, että kokouksessa vasta yritetään selvittää, mistä pitäisi päättää.
Mistä hallitus tunnistaa toimivan isännöinnin?
Hyvä mittari on lopulta varsin yksinkertainen: pysyykö hallituksella käsitys siitä, missä yhtiössä mennään?
Toimivassa yhteistyössä hallitus tietää yhtiön taloudellisen tilanteen, merkittävät keskeneräiset asiat ja lähitulevaisuuden olennaiset päätökset. Sovituilla asioilla on vastuuhenkilö ja ne etenevät ilman jatkuvaa perään kysymistä.
Hyvä isännöinti ei poista hallituksen vastuuta. Sen pitäisi tehdä tämän vastuun hoitamisesta olennaisesti helpompaa.
