Isännöitsijän vaihtaminen tulee yleensä ajankohtaiseksi, kun taloyhtiön hallitus kaipaa nykyistä aktiivisempaa palvelua, parempaa tavoitettavuutta tai vahvempaa asiantuntemusta. Tavallinen syy vaihtamisen harkintaan on myös se, että sovitut asiat eivät etene ilman hallituksen jatkuvaa seurantaa ja muistuttamista.
Isännöinnin kilpailutuksessa kannattaa siksi verrata muutakin kuin hinnastoja ja palveluluetteloita. Olennaista on selvittää, kuka taloyhtiön asioita käytännössä hoitaa, millainen hänen osaamisensa ja toimintatapansa on ja miten hyvin isännöintitoimiston palvelumalli vastaa oman taloyhtiön tarpeita.
Isännöitsijän vaihtaminen lyhyesti
- Määritelkää, mitä uudelta isännöinniltä halutaan.
Tunnistakaa samalla ne ongelmat, joiden vuoksi nykyistä isännöintiä ollaan vaihtamassa. - Tarkistakaa nykyinen isännöintisopimus.
Selvittäkää irtisanomisaika ja muut sopimuksen päättämiseen liittyvät ehdot. - Pyytäkää tarjoukset muutamalta sopivalta isännöintitoimistolta.
Verratkaa palvelusisältöä ja hintaa, mutta selvittäkää myös, kuka yhtiön vastuuisännöitsijäksi tulee. - Tavatkaa vastuuisännöitsijä ja arvioikaa palvelua käytännössä.
Selvittäkää osaaminen, tavoitettavuus, toimintatapa, referenssit ja palvelun jatkuvuus. - Hallitus valitsee uuden isännöitsijän.
Uuden palvelun aloittamisesta sovitaan ja nykyinen isännöintisopimus päätetään sen ehtojen mukaisesti. - Uusi isännöintitoimisto hoitaa haltuunoton.
Sujuvassa vaihdossa uusi isännöinti huolehtii käytännön yhteistyöstä edellisen isännöinnin kanssa ja tarvittavien tietojen ja aineistojen siirtymisestä.
Isännöinnin kilpailutus alkaa taloyhtiön tarpeista
Ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä hallituksen kannattaa määritellä, mitä uudelta isännöinniltä oikeastaan halutaan. Jos nykyisen isännöinnin ongelmana on ollut esimerkiksi heikko tavoitettavuus, passiivisuus tai asioiden hidas eteneminen, uuden isännöinnin valinnassa juuri näille ominaisuuksille kannattaa antaa erityistä painoarvoa.
Tarjouspyyntö kannattaa lähettää muutamalle sellaiselle toimijalle, joiden toimintatapa ja asiakaskunta vaikuttavat sopivan oman taloyhtiön tarpeisiin. Myös isännöintitoimisto voi arvioida, sopiiko tarjousta pyytävä taloyhtiö sen asiakkaaksi. Toimiva ja pitkäaikainen isännöintisuhde edellyttää, että yhteistyön odotukset sopivat yhteen molemmin puolin. Suuressa organisaatiossa isännöintitarjous voi syntyä tehokkaan myyntiprosessin kautta ilman, että taloyhtiön tuleva vastuuisännöitsijä on osallistunut sen tekemiseen. Siksi kilpailutuksessa kannattaa päästä mahdollisimman pian keskustelemaan juuri sen henkilön kanssa, joka yhtiötä tulisi käytännössä hoitamaan.
Tapaa vastuuisännöitsijä ennen valintaa
Isännöintiyrityksen tunnettuus, koko tai pitkä historia eivät vielä kerro, kuka oman taloyhtiön asioita hoitaa. Hallituksen kannattaa tietää vastuuisännöitsijä jo ennen valintapäätöstä ja keskustella hänen kanssaan henkilökohtaisesti.
Kokemusvuodet, sertifikaatti tai yksittäinen isännöintialan tutkinto eivät yksin ratkaise isännöitsijän sopivuutta. Isännöitsijän tehtäväkenttä on laaja: työssä tarvitaan talouden, juridiikan, sopimusten, kunnossapidon ja päätöksenteon ymmärtämistä. Työhön kuuluu viranomaisasiointia sekä juridisten ja hallinnollisten asiakirjojen laatimista ja tulkitsemista, joten erittäin hyvä kirjallinen ja suullinen ilmaisutaito on tärkeä osa ammattitaitoa. Tehtävään soveltuva korkeakoulututkinto antaa hyvän pohjan monipuolisen asiantuntijatehtävän hoitamiselle.
Isännöitsijä ei kuitenkaan voi olla pelkästään asiantuntijatiedon pankki. Hänen pitää pystyä muuttamaan tieto ymmärrettäväksi viestinnäksi ja kommunikoimaan joustavasti taloyhtiön hyvin erilaisten sidosryhmien kanssa. Saman työpäivän aikana isännöitsijä voi asioida viranomaisen, rakennusalan ammattilaisen, juristin, hallituksen puheenjohtajan, iäkkään osakkaan tai lapsiperheen kanssa.
Koulutuksen ja kokemuksen lisäksi kannattaa tarkastella referenssejä, asennetta ja tapaa toimia. Pitkä työkokemus ei itsessään takaa aktiivisuutta, eikä vahvakaan asiantuntemus auta taloyhtiötä, jos yhteistyö ja viestintä eivät toimi.
Testaa tavoitettavuus käytännössä
Tavoitettavuudesta kannattaa hankkia oma kokemus kuin kysyä isännöintitoimistolta itseltään, onko sen isännöitsijöitä helppo tavoittaa.
Hallituksen jäsen voi esimerkiksi soittaa toimiston tavalliseen asiakaspalvelunumeroon ja katsoa, miten yhteydenotto käytännössä hoidetaan. Tulevalle vastuuisännöitsijälle voi jättää soittopyynnön ja samalla selvittää, voiko häneen asiakkuuden aikana olla suoraan yhteydessä vai kulkeeko asiointi keskitetyn asiakaspalvelun kautta.
Tavoitettavuus ja reagointiaika ovat olennainen osa isännöintipalvelua. Taloyhtiö tarvitsee asiantuntijaansa erityisesti silloin, kun jokin asia pitäisi ratkaista tai saada etenemään. Silloin ei riitä, että osaamista teoriassa löytyy organisaatiosta – sen pitää olla myös asiakkaan käytettävissä.
Pieni vai suuri isännöintitoimisto?
Isännöintiä kilpailutettaessa kysytään usein, kuinka monta isännöitsijää toimistossa työskentelee ja kuka toimii vastuuisännöitsijän sijaisena lomien aikana. Henkilöstömäärä ei kuitenkaan yksin kerro palvelun jatkuvuudesta.
Isännöinti perustuu vahvasti taloyhtiön tuntemiseen. Vastuuisännöitsijälle kertyy vuosien aikana tietoa yhtiön historiasta, rakennuksista, sopimuksista, aikaisemmista päätöksistä ja keskeneräisistä asioista. Osa tiedosta voidaan dokumentoida, mutta osa on väistämättä kokemuksen mukana syntyvää hiljaista tietoa. Myös hallituksen ja isännöitsijän välisellä toimivalla yhteistyöllä on merkitystä.
Isännöitsijää ei siksi voida käytännössä vaihtaa muutamaksi lomaviikoksi toiseen henkilöön niin, että tämä tuntisi taloyhtiön samalla tavalla. Olennaisempaa on selvittää, miten toimisto huolehtii siitä, että kiireelliset ja juoksevat asiat hoidetaan vastuuisännöitsijän poissa ollessa ja ketkä muut yhtiön asioita tuntevat.
Suuren isännöintiyrityksen vahvuutena voi olla laaja organisaatio ja suuri henkilöstömäärä. Pienessä yrittäjävetoisessa toimistossa taas asiakkaan yhteys vastuuisännöitsijään voi olla hyvin suora, ja yrittäjän oman yrityksen menestyminen on suoraan sidoksissa asiakassuhteiden onnistumiseen.
Taloyhtiön kannattaa kysyä myös vastuuisännöitsijän pysyvyydestä. Hallituksen kokoonpano vahvistetaan vuosittain ja henkilöt voivat vaihtua, jolloin pitkäaikainen isännöitsijä voi muodostaa tärkeän osan taloyhtiön jatkuvuudesta. Hän tuntee aikaisempien päätösten taustat, tehdyt selvitykset ja yhtiön historian myös silloin, kun hallitukseen tulee uusia jäseniä.
Siksi olennaisempaa kuin isännöintitoimiston koko on se, millaisen vastuuisännöitsijän ja muun palvelutiimin taloyhtiö saa ja kuinka jatkuvaksi yhteistyö on rakennettu.
Vertaa palvelun kokonaisuutta, älä vain hintaa
Tarjouksista kannattaa tarkistaa sekä kiinteään kuukausihintaan kuuluvat tehtävät että erillisveloitukset. Isännöinnin hinta ei kuitenkaan saisi olla tärkein valintaperuste.
Isännöitsijä vaikuttaa työllään huomattavasti suurempiin taloyhtiön menoihin kuin omaan palkkioonsa. Sopimusten kilpailuttaminen, kunnossapidon oikea ajoittaminen, talouden suunnittelu, vahinkojen ehkäiseminen ja korjaushankkeiden hyvä valmistelu voivat vaikuttaa yhtiön kustannuksiin moninkertaisesti enemmän kuin kahden isännöintitarjouksen välinen hintaero.
Hyvin alhaisella hinnalla tuotettuun palveluun voidaan myös käyttää vain rajallinen määrä työaikaa. Vaativa asiantuntijatyö, aktiivinen asioiden hoitaminen ja hyvä tavoitettavuus vaativat resursseja.
Siksi kahden erisuuruisen isännöintipalkkion ero voi olla taloyhtiön kokonaisbudjetissa pieni, jos aktiivinen ja ammattitaitoinen isännöinti tuottaa vastaavasti suurempia säästöjä yhtiön muissa kustannuksissa. Halvin isännöintitarjous ei siis välttämättä tarkoita pienimpiä kokonaiskustannuksia, vaan voi jopa tulla taloyhtiölle kalliiksi.
Uusi isännöinti hoitaa vaihdon käytännössä
Kun hallitus on valinnut uuden isännöitsijän, sovitaan uuden isännöintisopimuksen alkamisesta ja päätetään nykyinen sopimus sen ehtojen mukaisesti. Tämän jälkeen alkaa uuden isännöinnin haltuunotto.
Hyvin hoidetussa vaihdossa hallituksen ei tarvitse ryhtyä vanhan ja uuden isännöintitoimiston välisen tiedonsiirron projektipäälliköksi. Uusi isännöinti on yhteydessä edelliseen toimistoon, huolehtii tarvittavien aineistojen ja tietojen siirtymisestä sekä kartoittaa keskeneräiset asiat. Hallitukselta pyydetään ne tiedot ja päätökset, joita prosessissa tarvitaan.
Tasotalolla uuden taloyhtiön haltuunotosta vastaa isännöitsijä. Taloyhtiön palvelutiimin muodostavat isännöitsijä, kiinteistösihteeri ja kirjanpitäjä, ja tavoitteena on saada uusi asiakkuus käyntiin ilman, että isännöinnin vaihtamisesta muodostuu hallitukselle ylimääräistä projektia.
Harkitseeko taloyhtiönne isännöitsijän vaihtamista?
Onnistuneessa isännöinnin kilpailutuksessa etsitään taloyhtiölle pitkäaikaista yhteistyökumppania. Tarjousten hintojen ja palvelusisältöjen lisäksi kannattaa arvioida vastuuisännöitsijän osaamista, tavoitettavuutta, toimintatapaa ja sitoutumista sekä sitä, miten palvelun jatkuvuus käytännössä järjestetään.
Tasotalo tarjoaa asiantuntevaa ja henkilökohtaista isännöintiä taloyhtiöille. Tutustu Tasotalon isännöintipalveluun ja pyydä tarjous.
