Taloyhtiön hallituksen päätöksenteko ei aina edellytä sitä, että kaikki kokoontuvat saman pöydän ääreen tai edes Teams-kokoukseen. Joskus ratkaistavana on yksi yksinkertainen asia, johon hallituksen jäsenet pystyvät ottamaan kantaa nopeasti sähköpostilla tai esimerkiksi WhatsAppissa.
Päätöksentekotapa ei kuitenkaan saa tehdä hallinnon dokumentoinnista epämääräistä. Olennaista on, että kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua asian käsittelyyn ja että tehty päätös kirjataan asianmukaisesti.
Hallitus voi tehdä päätöksen myös kokousta pitämättä
Asunto-osakeyhtiölaki mahdollistaa hallituksen päätöksen tekemisen myös varsinaista kokousta pitämättä. Hallituksen ei siis tarvitse järjestää erillistä kokousta jokaisen yksittäisen päätöksen vuoksi.
Tämä mahdollistaa käytännössä esimerkiksi sähköpostilla tapahtuvan päätöksenteon. Myös muuta sähköistä viestintävälinettä voidaan käyttää, kun päätöksenteko järjestetään siten, että hallituksen jäsenillä on todellinen mahdollisuus osallistua asian käsittelyyn.
Kaikille hallituksen jäsenille pitää antaa mahdollisuus osallistua
Hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä ei voi esimerkiksi kysyä mielipidettä vain muutamalta hallituksen jäseneltä ja todeta tämän jälkeen hallituksen tehneen päätöksen. Hallituksen jäsenille pitää mahdollisuuksien mukaan antaa tilaisuus osallistua asian käsittelyyn.
Tämä on tärkeää myös silloin, kun päätös vaikuttaa ennalta täysin yksimieliseltä. Hallituksen päätöksenteon pitää olla järjestetty asianmukaisesti riippumatta siitä, tapahtuuko keskustelu kokoushuoneessa, videoyhteydellä vai sähköisesti.
WhatsApp-keskustelu ei yksin korvaa pöytäkirjaa
Hallituksen päätökset pitää dokumentoida. Jos päätös tehdään kokousta pitämättä, päätös on kirjattava, allekirjoitettava, numeroitava ja säilytettävä vastaavalla tavalla kuin hallituksen kokouksen pöytäkirja.
Pelkkä pitkä WhatsApp-keskustelu ei siksi ole hyvä paikka jättää taloyhtiön virallista päätöstä asumaan. Viestiketjusta pitäisi pystyä muodostamaan yksiselitteisesti dokumentoitu päätös, josta myöhemminkin nähdään, mitä hallitus on päättänyt.
Sähköinen päätöksenteko sopii parhaiten selkeisiin asioihin
Sähköposti tai muu sähköinen kanava toimii erityisen hyvin silloin, kun ratkaistava asia on yksinkertainen ja hallituksen jäsenillä on jo tarvittavat tiedot. Esimerkiksi yksittäisen tarjouksen hyväksyminen tai aiemmin käsitellyn asian lopullinen vahvistaminen voi onnistua hyvin ilman erillistä kokousta.
Jos asia sen sijaan vaatii vaihtoehtojen vertailua, laajaa keskustelua tai asiantuntijan kuulemista, varsinainen kokous on usein käytännöllisempi. Etäkokouskin voidaan järjestää nopeasti, eikä hallituksen tarvitse sen vuoksi kokoontua fyysisesti samaan paikkaan.
Kiinnitä huomiota myös tietoturvaan
WhatsAppin ja sähköpostin kaltaisissa kanavissa kannattaa miettiä myös sitä, millaisia tietoja niissä käsitellään. Hallituksen työssä vastaan tulee henkilötietoja, maksuvaikeuksia, häiriötilanteita, vahinkoja ja muita asioita, joita ei ole tarkoitettu ulkopuolisille.
Kevyeen käytännön viestintään ryhmäkeskustelu voi olla kätevä, mutta arkaluonteisia tietoja ei kannata levittää tarpeettomasti eri viestikanaviin. Hallituksen kannattaa sopia yhteisesti, mitä kanavia käytetään keskusteluun ja missä viralliset asiakirjat säilytetään.
Sujuva päätöksenteko ei tarkoita epämuodollista hallintoa
Taloyhtiön hallinnon ei tarvitse rakentua pitkien iltakokousten ympärille. Selkeästi valmisteltu asia voidaan usein ratkaista tehokkaasti etäkokouksessa tai tarvittaessa ilman kokousta kokonaan.
Tehokkuuden vastapainoksi tarvitaan kuitenkin järjestelmällisyyttä. Kun kaikilla hallituksen jäsenillä on mahdollisuus osallistua päätöksentekoon ja päätökset dokumentoidaan asianmukaisesti, sähköiset työkalut voivat tehdä hallituksen työstä huomattavasti sujuvampaa.
