Taloyhtiön talousarvio ei ole vain vuosittainen laskelma, jonka perusteella päätetään vastikkeen suuruus. Se on hallituksen tärkeimpiä talouden ohjaamisen välineitä.
Hallituksen jäsenen ei tarvitse olla kirjanpitäjä ymmärtääkseen taloyhtiön taloutta. Muutama asia pitäisi kuitenkin hahmottaa: mihin yhtiön rahat kuluvat, riittävätkö tulot menoihin, paljonko yhtiöllä on rahaa käytettävissään ja mitä kustannuksia on lähiaikoina tulossa.
Talousarvio on suunnitelma tulevasta vuodesta
Talousarvio laaditaan yleensä edellisen vuoden toteutuneiden lukujen ja kuluvan vuoden tiedossa olevien muutosten perusteella.
Pelkkä edellisen vuoden lukujen kopioiminen ei kuitenkaan ole taloussuunnittelua.
Seuraavan vuoden kustannuksiin voivat vaikuttaa esimerkiksi:
- lämmityksen, sähkön ja veden hintojen muutokset
- kiinteistöhuollon ja muiden palvelusopimusten hinnankorotukset
- vakuutusmaksut
- kiinteistövero
- tulevat huolto- ja korjaustoimenpiteet
- lainojen korot ja lyhennykset
- tiedossa olevat muutokset yhtiön sopimuksissa tai toiminnassa.
Hyvän talousarvion pitäisi kuvata mahdollisimman realistisesti sitä vuotta, jota varten se tehdään.
Vastikkeen pitää perustua yhtiön todelliseen rahantarpeeseen
Hoitovastikkeen tarkoituksena on rahoittaa yhtiön hoitomenoja. Vastiketta ei siksi pitäisi määritellä ensisijaisesti sen perusteella, kuinka suuren korotuksen osakkaiden ajatellaan hyväksyvän.
Jos yhtiön menot kasvavat pysyvästi, myös tulojen on käytännössä kasvettava.
Liian matala vastike voi näyttää osakkaan näkökulmasta hetken mukavalta, mutta puuttuva raha ei katoa mihinkään. Se näkyy myöhemmin esimerkiksi ylimääräisinä vastikkeina, korjausten lykkäämisenä tai kassatilanteen kiristymisenä.
Toisaalta myöskään tarpeettoman suuren kassan kerääminen ilman perusteltua käyttötarkoitusta ei ole tavoite. Olennaista on mitoittaa tulot yhtiön todelliseen ja ennakoitavissa olevaan rahantarpeeseen.
Tilikauden tulos ja pankkitilin saldo eivät ole sama asia
Taloyhtiön taloutta tarkasteltaessa on tärkeää erottaa toisistaan kirjanpidollinen tulos ja maksuvalmius.
Yhtiön tilinpäätös voi näyttää kirjanpidollisesti tasapainoiselta, vaikka pankkitilillä olisi liian vähän rahaa tulevien laskujen maksamiseen. Vastaavasti tilillä oleva raha ei automaattisesti tarkoita, että yhtiön talous olisi pitkällä aikavälillä kunnossa.
Hallituksen kannalta yksi käytännöllisimmistä kysymyksistä onkin yksinkertainen:
Riittävätkö yhtiön käytettävissä olevat rahat normaalien menojen ja lähiajan tiedossa olevien kustannusten maksamiseen?
Maksuvalmiutta pitäisi arvioida etukäteen eikä vasta siinä vaiheessa, kun tilin saldo alkaa lähestyä nollaa.
Talousarviossa pitää huomioida myös korjaukset
Taloyhtiön talous ei muodostu pelkästään kuukausittain toistuvista hoitomenoista.
Jokaisessa kiinteistössä syntyy myös korjaus- ja kunnossapitotarpeita. Osa voidaan ennakoida vuosia etukäteen, osa ilmenee yllättäen.
Jos tulevista korjauksista on jo tietoa, niiden vaikutus yhtiön talouteen pitäisi ottaa huomioon suunnittelussa. Pienemmät kunnossapitotoimet voidaan usein sisällyttää normaaliin talousarvioon. Suuremmat hankkeet vaativat erillisen rahoitussuunnitelman ja usein yhtiökokouksen päätöksiä.
Tärkeintä on, ettei tiedossa olevia kustannuksia jätetä taloussuunnittelun ulkopuolelle vain siksi, ettei niiden tarkka määrä ole vielä selvillä.
Talousarvion toteutumista pitää seurata vuoden aikana
Yhtiökokouksessa hyväksytty talousarvio ei ole asiakirja, joka voidaan sen jälkeen unohtaa seuraavaan tilinpäätökseen asti.
Hallituksen pitäisi saada vuoden aikana riittävästi tietoa siitä, miten yhtiön talous kehittyy suhteessa talousarvioon.
Jos esimerkiksi lämmityskustannukset ylittävät budjetin merkittävästi tai yhtiölle syntyy suuri ennakoimaton meno, vaikutusta koko vuoden talouteen pitäisi arvioida saman tien.
Mitä aikaisemmin poikkeama havaitaan, sitä enemmän hallituksella on vaihtoehtoja tilanteen ratkaisemiseksi.
Mitä hallituksen kannattaa kysyä talousarviosta?
Talousarviota käsitellessä hallituksen kannattaa varmistaa ainakin seuraavat asiat:
- Mihin oletuksiin suurimmat menoerät perustuvat?
- Mitkä kustannukset muuttuvat edellisestä vuodesta olennaisesti?
- Kattavatko suunnitellut vastikkeet arvioidut menot?
- Millainen yhtiön maksuvalmius on talousarviovuoden aikana?
- Onko tiedossa korjauksia tai muita poikkeuksellisia kustannuksia?
- Onko talousarviossa riittävästi liikkumavaraa tavanomaisille ennakoimattomille menoille?
Tarkoitus ei ole, että hallitus tarkastaisi jokaisen euromäärän itse. Sen pitää kuitenkin ymmärtää kokonaisuus, jonka perusteella taloudellisia päätöksiä tehdään.
Hyvä talousarvio auttaa tekemään päätökset ajoissa
Taloyhtiön talousongelmat syntyvät harvoin yhdessä päivässä. Usein merkit näkyvät jo aikaisemmin: kulut kasvavat, vastikkeet eivät enää kata menoja, kassa pienenee tai tiedossa oleviin korjauksiin ei ole varauduttu.
Hyvin laadittu talousarvio ja säännöllinen talousseuranta tekevät nämä muutokset näkyviksi ajoissa.
Hallituksen tehtävänä ei ole ennustaa tulevaisuutta täydellisesti. Sen pitää kuitenkin huolehtia siitä, että yhtiön taloutta johdetaan käytettävissä olevan tiedon perusteella eikä vasta pankkitilin tyhjennyttyä.
