Taloyhtiössä tulee jatkuvasti vastaan päätettäviä asioita: tilataan kuntotutkimus, vaihdetaan huoltoyhtiötä, korjataan rikkoutunut rakenne tai ryhdytään valmistelemaan suurempaa remonttia. Mutta mistä hallitus voi päättää itse ja milloin asia pitää viedä yhtiökokouksen päätettäväksi?
Kaikista asioista ei tarvitse kutsua yhtiökokousta koolle. Hallituksella on asunto-osakeyhtiössä oma toimivaltansa ja myös velvollisuus huolehtia siitä, että yhtiön hallinto sekä kiinteistön ja rakennusten ylläpito on asianmukaisesti järjestetty.
Hallitus hoitaa taloyhtiön hallintoa
Asunto-osakeyhtiölain mukaan hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta sekä kiinteistön ja rakennusten pidon ja muun toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallitus vastaa myös siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty.
Käytännössä hallitus voi siis tehdä suuren määrän taloyhtiön normaaliin toimintaan kuuluvia päätöksiä ilman erillistä yhtiökokousta. Jokaisen huoltosopimuksen, asiantuntijalausunnon tai pienen korjauksen vuoksi ei ole tarkoituksenmukaista kutsua kaikkia osakkaita päättämään asiasta.
Merkittävä päätös kuuluu yleensä yhtiökokoukselle
Hallituksen toimivallalla on kuitenkin rajansa. Hallitus tarvitsee yhtiökokouksen päätöksen toimiin, jotka ovat yhtiön koko ja toiminta huomioon ottaen epätavallisia tai laajakantoisia tai vaikuttavat olennaisesti osakkaiden hallinnassa olevien huoneistojen käyttämiseen.
Yhtiökokoukselle kuuluu myös päätös sellaisesta toimesta, joka vaikuttaa olennaisesti osakkaiden velvollisuuteen maksaa yhtiövastiketta tai muita yhtiölle suoritettavia maksuja. Mitä suuremmasta taloudellisesta tai asumiseen vaikuttavasta ratkaisusta on kyse, sitä todennäköisemmin päätös kuuluu yhtiökokoukselle.
Selvityksen tilaaminen ei ole sama asia kuin remontista päättäminen
Korjaushankkeissa hallituksen ja yhtiökokouksen toimivallan ero näkyy erityisen hyvin. Hallituksen tehtävänä on yleensä valmistella asioita niin pitkälle, että yhtiökokouksella on riittävät tiedot päätöksensä tekemiseen.
Jos rakennuksen vesikatossa epäillään ongelmaa, hallituksen ei yleensä tarvitse pyytää yhtiökokoukselta lupaa jokaisen asiantuntijan käyttämiseen. Hallitus voi esimerkiksi tilata tarpeellisia tutkimuksia ja selvityksiä, jotta ongelman laajuus, korjausvaihtoehdot ja kustannukset saadaan selville.
Varsinainen laaja ja kallis korjaushanke voi sen sijaan edellyttää yhtiökokouksen päätöstä. Hallituksen tehtäväksi jää tällöin valmistella päätettävä asia riittävän hyvin.
Entä huoltoyhtiön tai muun palveluntarjoajan vaihtaminen?
Taloyhtiön tavanomaiseen hallintoon kuuluvista palvelusopimuksista päättäminen kuuluu lähtökohtaisesti hallitukselle. Hallitus voi esimerkiksi kilpailuttaa huoltopalveluja ja tehdä päätöksen palveluntarjoajan vaihtamisesta, jos kyse on yhtiön normaaliin toimintaan kuuluvasta järjestelystä.
Sama periaate koskee monia muitakin tavallisia hallinnollisia hankintoja. Ratkaisevaa ei ole pelkästään sopimuksen euromäärä, vaan myös asian merkitys yhtiön kokoon, talouteen ja toimintaan nähden.
Euromääräistä rajaa ei ole
Joskus hallituksessa etsitään yksinkertaista euromääräistä rajaa sille, kuinka suuren hankinnan hallitus saa hyväksyä. Asunto-osakeyhtiölaissa ei kuitenkaan ole yleistä euromäärää, jonka alittavista hankinnoista hallitus saisi aina päättää ja jonka ylittävät pitäisi aina viedä yhtiökokoukseen.
Sama summa voi olla pienelle taloyhtiölle huomattava ja suurelle yhtiölle osa normaalia vuosittaista toimintaa. Päätöksenteossa arvioidaan siksi hankkeen kustannusten lisäksi sen luonnetta, laajuutta, vaikutuksia ja taloyhtiön olosuhteita.
Kiireellisessä tilanteessa hallituksen on voitava toimia
Jos päätöksen lykkääminen aiheuttaisi yhtiölle olennaista haittaa, hallitus voi joutua toimimaan myös asiassa, joka normaalisti kuuluisi yhtiökokoukselle. Esimerkiksi äkillisessä vahinkotilanteessa rakennuksen suojaamista tai välttämätöntä korjaamista ei voida jättää tekemättä siksi aikaa, että yhtiökokous ehditään kutsua koolle.
Kiireellisyyttä ei kuitenkaan pidä käyttää perusteena sellaisessa asiassa, joka olisi ollut mahdollista valmistella ja viedä normaalisti yhtiökokouksen päätettäväksi.
Hallituksen tehtävä ei ole siirtää kaikkia päätöksiä yhtiökokoukselle
Varovainen hallitus saattaa ajatella, että turvallisinta on viedä mahdollisimman moni asia yhtiökokouksen ratkaistavaksi. Sekään ei ole hyvää hallintoa. Hallitus on valittu hoitamaan yhtiön asioita, ja sen pitää pystyä käyttämään sille kuuluvaa päätösvaltaa.
Hyvä nyrkkisääntö on arvioida päätöksen merkitystä taloyhtiölle ja osakkaille. Jos kyse on normaalista hallinnosta, tarpeellisesta selvityksestä tai tavanomaisesta ylläpidosta, päätös kuuluu usein hallitukselle. Jos ratkaisu on poikkeuksellisen suuri, pitkävaikutteinen tai vaikuttaa olennaisesti osakkaiden asumiseen tai maksuihin, asia kuuluu yleensä yhtiökokoukselle.
