Isännöitsijän rooli on keskeinen kiinteistöjen hallinnassa ja sen varmistamisessa, että taloyhtiöissä kaikki toimii kitkattomasti. Tässä artikkelissa käydään lyhyesti läpi isännöitsijän tehtävät ja vastuualueet.
Taloyhtiön hallinnointi ja ylläpito
Isännöitsijä vastaa taloyhtiön päivittäisestä hallinnoinnista ja ylläpidosta. Tähän sisältyy muun muassa huoltotöiden järjestäminen, siivouksen valvonta ja vikailmoitusten käsittely.
Talousasioiden hoitaminen
Isännöitsijän arkipäiväisin tehtävä lienee taloyhtiön ostolaskujen maksaminen ja vastikevalvonnan hoitaminen. Käytännössä siis taloyhtiölle osoitettujen laskujen vastaanottamista, hyväksymistä ja maksamista, vastikelaskujen maksusuoritusten valvontaa. Isännöitsijä valvoo taloyhtiön rahavirtoja, hoitaa laina-asioita, tekee erilaisia laskelmia ja vastaa talousasioiden kokonaisuudesta kuten budjetoinnista ja tilinpäätöksen laatimisesta. Nykyaikaisen isännöintitoimiston asiakkaana taloyhtiön hallituksen jäsenillä on sähköisessä palvelussa näkymä taloyhtiön pankkitiliin, ostolaskuihin ja budjetin seurantaan reaaliaikaisesti, jolloin tieto taloudesta on useiden henkilöiden saatavilla ja myös isännöitsijän toimia valvotaan.
Kokousten järjestäminen
Isännöitsijä valmistelee ja järjestää taloyhtiön kokoukset joita vuosittain ovat kaikille taloyhtiön osakkaille tarkoitetut yhtiökokoukset ja hallituksen jäsenien kesken pidetyt hallituksen kokoukset. isännöitsijä huolehtii esityslistojen laatimisesta, kutsujen lähettämisestä, kokousjärjestelyistä ja kokouksen pöytäkirjan laatimisesta allekirjoituksineen. Tämän päivän isännöintitoimiston käytännöissä kokouspöytäkirjat arkistoidaan sähköiseen järjestelmään jossa niiden tarkasteluun on oikeudet kaikilla asiaankuuluvilla osapuolilla.
Asukasviestintä
Isännöitsijä toimii linkkinä taloyhtiön ja asukkaiden välillä. Hän vastaa asukkaiden tiedottamisesta ja vastaa heidän kysymyksiinsä ja huolenaiheisiinsa. Isännöitsijä laatii tarpeen mukaan tiedotteita asukkaiden lisäksi hallitukselle ja monille muille taloyhtiön sidosryhmille.
Lainsäädännön noudattamisen valvonta
Isännöitsijän tulee olla perillä kiinteistöalan lainsäädännöstä ja varmistaa, että taloyhtiö toimii kaikilta osin lainmukaisesti. isännöitsijä pitää huolta myös siitä, että tarvittavat luvat ja vakuutukset ovat voimassa sekä viranomaisilmoitukset tehtynä ajallaan.
Korjaus- ja kunnossapitotöiden organisointi
Isännöitsijä seuraa ja valvoo korjaus- ja kunnossapitotöiden etenemistä. Hän varmistaa, että työt tehdään ammattitaidolla ja sovittujen ehtojen ja aikataulujen mukaisesti.
Raportointi taloyhtiön hallitukselle
Isännöitsijä laatii raportteja taloyhtiön hallitukselle säännöllisesti. Näissä raporteissa käsitellään taloyhtiön taloudellista tilannetta, ajankohtaisia asioita ja tulevia suunnitelmia.
Isännöitsijän rooli on monipuolinen ja vaativa, mutta samalla äärimmäisen tärkeä kiinteistöjen hallinnassa. Isännöitsijä on useimmiten ainoa henkilö joka on “töissä” taloyhtiöllä. Hyvä isännöitsijä on tehokas organisaattori, viestinnän ammattilainen ja lainsäädännön asiantuntija. On tärkeää valita luotettava ja ammattitaitoinen isännöintiyritys, jotta taloyhtiön asiat hoidetaan parhaalla mahdollisella tavalla.
Jos haluat yksityiskohtaisempaa tietoa isännöitsijän tehtävistä, voit tutustua Isännöintiliiton ja Kiinteistöliiton laatimaan Isännöinnin tehtäväluetteloon selityksineen, jota Tasotalo käyttää isännöintisopimuksien pohjana. On hyvä muistaa että tehtävien sisältyminen isännöinnin kiinteään hintaan riippuu taloyhtiön tekemästä sopimuksesta.
